Organizacją Zjazu i konferencji zajmują się:
ze strony UKW:
dr hab. Katarzyna Marcysiak, prof. uczelni – Przewodnicząca
dr Amelia Lewandowska
mgr Monika Wójcik-Musiał – sekretariat Zjazdu
ze strony LPKiW:
mgr inż. Iwona Bednarek
Natalia Drozdowska
mgr Małgorzata Szymczak – sekretariat Zjazdu
ze strony IHAR:
dr inż. Włodzimierz Majtkowski
dr Bartosz Tomaszewski
ze strony ROBiAwP:
mgr Damian Matynia